In diesem Beitrag geht es nun darum, bestimmte Konten, die ein definiertes Kriterium erfüllen, in einem eigenen Übersichtsblatt zusammenzufassen.
Ausgangssituation
Stellen wir uns vor, wir haben mehrere Excel-Tabs mit Bilanzen unterschiedlicher Jahre. Nun möchten wir schnell erkennen, wo sich relevante Veränderungen ergeben haben – zum Beispiel, wenn die Abweichung gegenüber dem Vorjahr größer als 3 % der Bilanzsumme oder der Erlöse ist.
Statt jede Tabelle manuell zu durchsuchen, wollen wir alle relevanten Werte automatisiert in einem Übersichts-Sheet sammeln.
Lösung: Kriterien definieren und automatisiert zusammenführen
1. Kriterium festlegen
Wir definieren, dass ein Konto relevant ist, wenn:
- die absolute Abweichung zum Vorjahr
- größer als ein Schwellenwert (z. B. 3 % der Bilanzsumme oder Erlöse) ist.
2. Formel zur Kennzeichnung
Mit einer einfachen WENN-Funktion können wir jede Zeile prüfen:
=WENN(ABS(B2-C2)>$F$1;"Ja";"Nein")
- B2: Wert aktuelles Jahr
- C2: Wert Vorjahr
- F1: definierter Schwellenwert (z. B. 3 %)
Damit wird jede Zeile mit Ja markiert, wenn das Kriterium erfüllt ist.
Zusätzlich können wir eine Abfrage einbauen, die verhindert, dass „Ja“ erscheint, wenn die Zellen leer sind:
=WENN(ODER(A2="";B2="");"";WENN(ABS(B2-C2)>$F$1;"Ja";"Nein"))
3. Übersicht erstellen mit Makro
Damit nicht jedes Tabellenblatt manuell überprüft werden muss, nutzen wir ein kleines Makro, das alle Zeilen mit Ja automatisch in ein Übersichtsblatt kopiert.
Das Makro:
- prüft die definierte Spalte mit dem Kriterium,
- filtert die „Ja“-Zeilen heraus,
- und kopiert diese gesammelt in das Übersichts-Sheet.
So entsteht eine kompakte Auswertung über alle Tabs hinweg.
Praxis-Tipp: Button einfügen
Um das Ganze noch schneller auszuführen, kannst du einen Button in dein Übersichtsblatt einfügen und das Makro darauf legen. Mit einem Klick wird die Übersicht automatisch aktualisiert.
Fazit
Mit diesem Ansatz hast du in Excel ein leistungsstarkes Monitoring-Tool, das dir sofort anzeigt, welche Konten oder Werte deine definierten Kriterien erfüllen. Besonders praktisch:
- Du sparst dir die mühsame Einzelkontrolle in jedem Tab.
- Änderungen werden direkt sichtbar.
- Mit dem Makro lässt sich alles vollautomatisch auf Knopfdruck erledigen.
Damit hast du am Ende ein sauberes Übersichts-Sheet mit allen relevanten Abweichungen.
Noch mehr Tipps und die komplette Videoserie findest du auf meinem YouTube-Kanal: Datenanalyst.