Deadlines, Geburtstage, Projektfristen – in Excel kann man alles erfassen. Doch wer denkt schon ständig daran, in die Tabelle zu schauen? Mit den richtigen Funktionen kannst du dir automatische Erinnerungen direkt in Excel einbauen. So verpasst du keinen wichtigen Termin mehr.
1. Grundidee – Excel prüft das Datum für dich
Excel kann erkennen, ob ein Datum heute fällig ist oder in Kürze ansteht. Dafür nutzt du Formeln wie HEUTE() oder WENN().
Beispiel:
=WENN(A2=HEUTE();"Heute fällig";"")
Steht in Zelle A2 ein Termin, zeigt Excel „Heute fällig“ an, sobald das aktuelle Datum erreicht ist.
2. Erinnerung mit Farben – Bedingte Formatierung
Noch übersichtlicher wird es, wenn Excel die Zellen einfärbt.
- Markiere die Spalte mit den Terminen.
- Gehe zu Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel.
- Regel:
=A2=HEUTE()→ Format rote Füllung. - Regel:
=A2-3=HEUTE()→ Format gelbe Füllung (3 Tage vorher).
So siehst du auf einen Blick, welche Termine brennen.
3. Dynamische Erinnerungsliste bauen
Du kannst auch eine Liste erstellen, die nur anstehende Termine zeigt.
Beispiel:
=FILTER(A2:B100;A2:A100>=HEUTE())
Diese Funktion zeigt dir alle Termine ab dem heutigen Tag – perfekt für eine kleine Reminder-Übersicht.
4. Erinnerung mit Pop-up (VBA-Trick für Fortgeschrittene)
Mit etwas VBA kannst du Excel sogar ein Hinweisfenster anzeigen lassen:
If Range("A2").Value = Date Then
MsgBox "Heute ist ein wichtiger Termin!"
End If
Das Skript prüft beim Öffnen der Datei, ob ein Termin heute fällig ist, und zeigt ein Fenster an.
5. Praxis-Tipps
- Lege dir eine eigene Spalte „Erinnerung“ an, in der Excel automatisch Texte wie „Heute“, „Bald fällig“ oder „Erledigt“ einträgt.
- Nutze die Kombination aus bedingter Formatierung + HEUTE(), um visuell nicht den Überblick zu verlieren.
- In Teams kannst du die Excel-Datei in OneDrive oder SharePoint ablegen, sodass alle Mitglieder die Erinnerungen sehen.
Fazit
Mit ein paar cleveren Formeln und Regeln wird Excel zum persönlichen Erinnerungssystem für Deadlines. Ob einfache Hervorhebung, dynamische Listen oder sogar Pop-ups – du bestimmst selbst, wie stark Excel dich auf anstehende Termine hinweist.